随着中国与国际接轨的速度加快，全球化已经成为一个不可逆转的趋势，这为翻译行业带来了机遇和挑战。面对快速增长的翻译市场，翻译公司如何提高自身的核心竞争力已经成为很多同行关注的话题。

        以前，很多翻译公司都认为，只要抓住几个长期稳定的大客户，有几个优秀的翻译人才，就能让公司一直发展下去。但是，近几年市场的发展，已经越来越让管理者感到压力，一方面，市场需求迫切，很多项目时间紧、任务重，一方面，翻译公司还面临价格竞争的困扰，一味降低成本，必定要牺牲质量，可是如何在成本和质量之间寻求平衡？那就必须依靠先进的管理技术和工具，管理水平和管理技术前所未有的受到翻译行业管理者的重视。 

        随着全球经济的快速发展，翻译行业已经进入了全流程竞争时代，业务当中任何一个环节的疏漏，都可能导致项目的失败和客户的流失。面对激烈的竞争和客户个性化的需求，翻译公司不仅需要依靠降低成本和提高响应速度以确保在激烈的竞争环境下站稳脚跟，更需要不断地获取知识、提升创新能力和深化协同工作以获取成功。因此，重视信息的管理，建立合理的信息转换和传递体系，疏通信息渠道尤为重要。 

        思略协同管理系统（CMS）针对翻译行业的特点，设计了针对翻译行业的解决方案，在翻译公司的几个业务关键点上很好的解决了信息处理的问题，通过这样可以远程控制的协同办公系统，翻译公司可以轻松实现高效管理。本系统超出了传统的管理信息系统的内涵，它以企业内外资源的“协同”和系统各功能模块之间的“协同”，以高度共享、有序、集成和个性化的信息，高效和规范的电子化业务流程，强大的分析统计以及灵活的自定义功能，获得对组织准确的宏观和微观上的认识和分析，从而提升商业智能和核心竞争力。 
        下面，我们就简单介绍一下思略协同管理系统的翻译行业整体解决方案： 

        1. 协同的信息管理 
        对于有些公司来说，财务管理、人力资源管理、项目管理、客户关系管理等各种软件已经在普遍的使用，信息化的内部要素（包括ERP、CRM、SCM、OA、网上门户、电子支付系统和物流配送系统等）已基本建成。但是，这些要素之间仍未被集成起来，每一个信息系统都是孤立的，这样就使企业的信息化出现了很多新的问题，例如信息膨胀、信息孤岛、信息非结构化等。 

        思略协同管理系统CMS突破现有软件将企业各数据封存在不同的数据库和应用平台上，而造成企业实际信息应用所面对的难题，它采用中央数据库管理企业信息，数据可以被任何与其相关的应用更新或提取。从应用层面上来看，思略协同管理CMS将所有的信息进行全面的整合，信息与信息之间无阻碍链接，用户可以从信息归结的友好界面入口，进行大范围和深度的信息提取，而完全无需在不同的数据库和应用平台之间切换。从管理层面上看，它基于企业资源网状管理体系的思想，从任何一个信息点都可以非常方便地提取出所有与其相关的信息，所有的信息和应用都是多维的、立体化的，强相关联的。 

        2. 协同的业务管理 
        实际工作中，企业任何一个部门或个人的工作，所影响到的因素是方方面面的。只有让这些变化的因素在系统中实时地更新并体现，才能实现真正意义上的业务协同化管理。例如销售部门的销售动作，涉及到的有客户的回馈或订单、财务部门的应收、应付账款、人力资源部门对相应人员的绩效考核、管理层对企业整体运营的分析等。协同业务管理的目的就是需要所涉及到的相关点及时地对变化的因素做出反应。 

        思略协同管理系统CMS重要的是实现了业务管理上的协同，从应用的层面看，它以部门之间、跨部门以及企业内部与外部的工作流程带动知识信息流、物流、资金流等在企业内外的无障碍流动，并完成相关数据库的更新。对于系统本身，任何一个模块都可以看作是系统应用层面上的核心，其他所有的模块都围绕它工作，共同完成它所要求的相关应用。从管理的层面上看，由于它基于资源协同的思想设计，实现的是“以点带面”和“协同运作”，任何一个因素的变化都会在系统中的相关点反应出来，并通过协同管理平台提供给企业各部门、以及企业的外部资源，从而使业务过程达到高效、协作的目的。 

        3. 企业信息门户的引入 
        协同管理的企业信息门户是一个基于浏览器的企业门户。它集成了企业内、外部的信息，使员工、客户和合作伙伴能够从单一的WEB渠道访问其所需的个性化信息，以及个性化的应用，从而实现企业信息的高度集成和业务的快速响应。 

        CMS满足不同用户群的需求，用户群可以分级别、分权限，从任何地方、任何时间进入系统。

内部用户： 
        通过CMS给予其进入网络的权限，员工可以查看工作计划和实施情况，跟踪项目和分析成本，有效判断客户状态；高层管理者可以不同视角查看企业组织，管理人力资源，分析企业绩效，及时发现问题所在。

外部用户： 
        客户、译员及其他业务合作伙伴通过门户站点，可以容易地查看和输入相关的信息：客户可以输入抱怨和服务请求，查看最新订单处理情况、在线下定单以及跟踪定单，与项目人员保持高效联系；合作伙伴可以与企业员工电子化联系、查看合作往来帐目等情况。 

        通过协同管理的企业信息门户，将企业的所有应用和数据集成到一个信息管理平台之上，并以统一的界面提供给用户，使企业可以快速地建立企业对企业和企业对内部雇员的个性化应用。它向分布各处的用户提供商业信息，帮助用户管理、组织和查询与企业或部门相关的信息。内部和外部用户只需要使用浏览器就可以得到自己需要的数据、分析报表及业务决策支持信息。企业信息门户突破“信息海洋”造成的工作效率低下的情况，以友好、快捷的方式提供给访问者最感兴趣和最相关的信息。 

        比如，客户可以直接通过门户登陆下单和了解项目进展情况，译员可以直接登陆下载分派给自己的稿件或者上传完成的译稿，市场管理人员可以直接登陆查询客户下单情况，统计和分析客户信息，了解销售趋势以便做出正确的营销决策。

4. 协同的资源交互
• 共享知识和信息 
        企业可以根据实际情况创建自己的知识库并实现知识的创建、组织、提取和采用等一系列过程。协同管理将企业现有的知识和信息集成在一起，并且通过信息门户，根据每个用户的要求定制出个性化的信息和应用，使用户可以方便地获取相关的知识和应用。通过协同管理平台，企业内部的员工可以创建、积累和共享知识信息，而客户、译员和外部合作伙伴也可以通过这样的平台达到知识信息创建和共享的目的。

• 客户协同 
        通过协同管理实现的客户关系管理不是单方面的客户管理，而是让客户真正参与进来，从而实现对客户的全方位跟踪和交互。通过协同管理系统，企业可以实时了解到客户的信息和需求，从而为客户提供个性化的产品和服务，客户也可以通过系统，更新自己的相关信息，了解最感兴趣的产品和服务，与企业相关部门一起共同完成购买、服务请求、项目实施等业务。

• 合作伙伴协同 
        通过协同管理建立的企业与合作伙伴之间的关系是“协同”的关系。合作伙伴可以及时获取客户的需求和市场的反馈，更可以与企业共享知识，使企业与合作伙伴共同成长，降低成本，提高响应速度，提高企业的竞争力。

5. 商业智能： 
        协同管理不仅仅是信息的载体，更是信息的分析工具。通过对数据的加工和转换，提供从基本查询、报表和智能分析的一系列工具，并以各种形象的方式展现，为企业考察运营情况、业绩表现、分析当前问题所在和未来发展趋势，展开商业策略，调整市场方向、工作流程和服务方式等提供决策支持。

6. 支持企业发展和业务流程调整： 
        公司的企业组织结构、人力资源构成、工作流模式会随着企业内部和外部环境的变化而变化，而协同管理系统具有良好的可扩展性和强大的自定义功能，以适应组织结构和业务流程调整的需要，而无需进行最底层的开发，大大提高了系统的灵活性和适用性。

7. 基于WEB的结构 
        本系统基于WEB开发，采用最流行的B/S结构，客户端只需安装IE浏览器就可以使用系统。系统使用具有易用性、维护简单、24小时连续服务的特点。

8. 功能模块的分布 
        完整的一套思略协同管理系统（CMS）包括多个模块，每个模块有多个部件， 通过整合，它们形成一个完全集成的基于WEB的方案。CMS包括：知识文档管理、客户关系管理、人力资源管理、资产管理、项目管理、财务管理、工作流程管理。

• 知识文档管理模块 
        在一个数据库中存储和管理各种信息和事务，知识文档管理是存储企业电子数据的基础，知识积累和共享的平台。

• 客户关系管理模块 
        将客户集成到服务、销售、产品和财务等视角中来，真正获得对客户360度的观察。

• 资产管理模块 
        对资产的信息进行全方位的管理，并且通过INTERNET以及INTRANET共享这些信息。

• 项目管理模块 
        管理与项目相关的信息，安排项目的计划、监督实施、监控项目的资金运转。

• 人力资源管理模块 
        对企业的组织架构、职位构成以及各个员工的相关信息进行管理和维护，对用户在系统的中的角色权限和安全级别进行管理。

• 财务管理模块 
        录入相关的数据，并形成各种报表，供管理层在线分析组织的经营状况和业绩表现。

• 工作流程管理模块 
        根据企业的组织和业务流程的不同，灵活的定制所需要的工作流程，实现企业运作的规范化、透明化和高效化。


这套系统，重点解决了翻译公司最为突出的几大难题： 

        1、 译员分散，有效工作时间不确定。翻译公司往往兼职译员多，分布在全国甚至世界各地，这样就给管理带来了困难，比如，项目来了，译员是否有时间承接，是否能按时完成，进程中是否有其他意外发生，还有译员定期结算费用的问题等等，在远程管理这些译员的时候，及时的沟通就显得非常重要，而本系统提供了一个非常清晰简洁的沟通界面，公司只要和译员之间建立好工作反馈的机制，就很好的解决了这个问题。 

        2、 项目规格不统一。翻译项目的需求基本上都非常个性化，每个客户甚至每个订单的需求都不一样，所以项目的信息传递就显得尤其关键，如果在传递过程中，信息发生变异或者缺失，很可能造成重大损失甚至无法挽回。本系统提供的项目管理模块，让每个信息都能够完整传递，让项目管理更轻松。 

        3、 知识积累的问题：在翻译公司，每个项目的过程中，都会产生很多经验和知识，比如，工具的使用技巧，比如专业用语的积累等，通过本系统，以一种方便可靠的方式提供给需要的员工，建立自己的企业知识学习和分享平台，让企业成为学习型组织，在发展中不断成长，从而企业的核心竞争力得到不断提升和加强。 

        当然，翻译公司的企业信息化建设还有很多工作要做，本解决方案只是根据现在行业普遍又紧迫的问题提出了解决方法，将来的信息化企业不仅仅是一个高度集成的电子化组织，更是一个运作良好的生态系统，是一个可以通过对内外部资源的吸收来进行自身动态调整和外部环境适应，从而实现整体的创新、成长和进化的生命实体。思略协同管理系统以知识管理为核心营养，协同运作为进化手段，使企业能最大限度的整合内部和外部资源，从而在激烈的竞争中始终保持不断创新和发展的能力，更强有力的面对多变的外界环境。

（文章来源：中国翻译协会）